Как оформить договор аренды торговой площади

Найдя по-настоящему хорошее помещение, далеко не все способны отстаивать интересы своей компании на стадии оформления договора. 

В этой статье вы узнаете

• Семь шагов, которые помогут избежать ошибок при заключении договора аренды торговой площади
• Как оформить договор аренды торговых площадей

Давайте определимся с тем, на какие условия, заключая договор аренды торговой площади, следует обращать самое пристальное внимание, а какие являются не столь важными (соответственно, в них можно уступить арендодателю без ущерба для себя).

Семь шагов, которые помогут избежать ошибок при заключении договора аренды торговой площади

Шаг первый. Расстаньтесь с заблуждениями

Существует два заблуждения, являющихся источниками проблем при заключении договора аренды торговой точки. Первое — что в крупном и известном торговом или бизнес-центре, где работают грамотные юристы, не станут обманывать клиентов, рискуя своей репутацией. Я профессионально анализировала шаблоны договоров аренды торгового места практически всех крупнейших арендодателей Москвы. Самые недобросовестные и возмутительные схемы лишения клиентов законно заработанных средств были обнаружены мною именно в договорах «крупных и уважаемых». Увы, чем крупнее торговый центр, тем внимательнее нужно изучать договор.

Второе заблуждение заключается в уверенности, что арендодатель не станет менять договор «под нас». Это аргументируется очень разнообразно: «договор для арендодателя составляла очень известная компания», «они потратили на него уйму денег и не станут его менять», «на это помещение стоит очередь из желающих, так что вы можете или успеть его арендовать, или забыть о нем». Но практика показывает, что все это верно лишь отчасти.

Важно помнить, что после подписания договора аренды ваша карьера в компании не заканчивается. И доверчивость или нежелание сейчас разбираться с проблемами договора аренды уже завтра может перерасти в сложности, преодоление которых ляжет на ваши плечи вместе с ответственностью за последствия. Будут ли для руководства компании иметь хоть какой-то вес такие аргументы, как «они не хотели менять договор под нас», «у них стандартный договор» и «помещение бы ушло»? Скорее всего, нет.

Шаг второй. Убедите арендодателя в том, что ему повезло

Профессионализм коммерческого директора в том и состоит, чтобы заключать выгодные сделки на лучших для компании условиях, даже когда это кажется решительно невозможным. Способы достижения цели зависят от конкретной ситуации. Но всегда важно показать, что заключение договора аренды торгового места с вашей компанией — это именно то, что нужно арендодателю. Советую использовать аргументы ремонта или переоборудования помещения за свой счет и аренды большей площади с обязательством найти субарендаторов на неиспользуемые помещения, а также описывать плюсы размещения именно вашего магазина в торговом центре арендодателя. Варианты есть всегда.

Дополнительная информация Важно проверить полномочия должностного лица, подписывающего договор от противоположной стороны, особенно если оно действует по доверенности. В таком случае нужно запросить копию доверенности, заверенную печатью и подписью генерального директора либо директора компании, но не лица, действующего по доверенности. Шаг третий. При заключении договора аренды торговой площади досконально изучите раздел «Предмет договора»

Этому разделу в договоре аренды многие традиционно уделяют мало внимания, а то и вовсе упускают его из виду в поисках более важных разделов — про порядок оплаты и условия возврата депозита. А зря, ведь именно здесь изложены многие важные факты, отсылки к которым будут встречаться в последующих пунктах договора.

Итак, в разделе «Предмет договора» должны быть указаны следующие данные.

Кем и кому сдается помещение. Здесь обычно проблем не возникает, и фраза «В соответствии с настоящим Договором Арендодатель сдает, а Арендатор снимает [принимает во временное пользование] помещение…»1 присутствует почти во всех версиях договоров аренды, согласованием которых нам приходилось заниматься.

1 Образец удачных и рекомендованных формулировок в договорах.

Характеристики помещения. В одном из пунктов этого раздела договора должны быть указаны сведения о торговом помещении: его точная площадь и расположение (точный адрес, строение, этаж); ссылка на соответствующее приложение к договору, в котором приводится экспликация из учетно-технической документации БТИ (поэтажный план с выделением помещений, которые сдаются в аренду в рамках данного договора); ссылка на свидетельство, закрепляющее право собственности именно той компании, которая заявлена как арендодатель в договоре, и именно на то сдаваемое помещение, адрес которого фиксируется в документе.

Практика показывает, что очень часто компании, заключающие договоры аренды торговой         точки, не проверяют всю цепочку прав на распоряжение помещением. В итоге может выясниться, что договор основного арендатора, у которого вы сняли помещение в субаренду, заканчивается через три месяца и продлевать с ним этот договор собственник помещения не планирует, а значит, вам снова придется переезжать. И это еще не худший вариант. Существует риск заключения договора субаренды с юридическим лицом, не имеющим никакого формального отношения к собственнику помещения, что в конечном итоге приведет к потере денежных средств, уплаченных псевдоарендодателю.

• Организация распродаж: 4 совета, как увеличить средний чек на 50%

Поэтому обязательно потребуйте нотариально заверенную копию свидетельства о праве собственности на арендуемое помещение. А если вы снимаете помещение по договору субаренды, то внимательно изучите заверенную собственником помещения копию основного договора аренды помещения между собственником и арендатором, с которым вы планируете заключить договор субаренды.

И еще один момент: если помещение находится в торговом или торгово-офисном комплексе, имеющем определенный график работы и особые условия пропускного режима и охраны, в данном пункте должны оговариваться обязательный и допустимый (если они отличаются) графики работы вашей компании.

Цель использования помещения. Этот пункт договора аренды торговой площади очень важен — в нем должно быть четко указано, с какой именно целью вы будете использовать помещение. Один из примеров хитрых формулировок из практики:

«Помещение используется Арендатором для размещения в нем только сотрудников Арендатора (штатных / внештатных)».2

2 Образец неудачных и опасных формулировок в договорах.

Такая формулировка (в совокупности с одним из пунктов договора, закрепляющим за арендодателем право на расторжение договора в одностороннем порядке без предварительного уведомления и возврата депозита в случае нарушения арендатором условий договора) представляет собой весьма серьезную угрозу безопасности вашего бизнеса.

Приемлемая формулировка может звучать так:

«Помещение используется Арендатором для осуществления торговой деятельности, хранения товарно-материальных ценностей Арендатора, размещения сотрудников и посетителей Арендатора и иной деятельности, не запрещенной законодательством Российской Федерации».1

1 Образец удачных и рекомендованных формулировок в договорах.

Если арендодатель никак не хочет мириться с «иной деятельностью», эту формулировку можно убрать, но остальное важно сохранить, чтобы в дальнейшем столь очевидное для вас хранение товара на торговой площади не стало поводом для расторжения арендодателем договора в связи с несанкционированным использованием арендуемого помещения.

Внимание! В рамках этого же или отдельного пункта «Срок действия договора» необходимо установить точный срок аренды помещения. При этом важно помнить, что при заключении договора аренды торгового места на год и более длительный срок документ подлежит обязательной государственной регистрации. С одной стороны, долгосрочный договор позволяет защитить бизнес от рисков, с другой — накладывает на вас дополнительные обязательства по его регистрации и соответствующие расходы.

Шаг четвертый. Раздел «Порядок приемки и возврата помещения» в договоре аренды торгового места

Подводных камней в данном разделе договора более чем достаточно. Рассмотрим такой пример. Коммерческий директор снимает небольшое торговое помещение в очень крупном торгово-офисном центре в самом центре Москвы. Срок договора аренды — шесть месяцев. Выплачен аванс за два месяца аренды и внесен трехмесячный депозит. В ходе переговоров при заключении договора аренды коммерческому директору говорят: «Депозит мы, конечно, возвращаем по окончании срока аренды». При добровольном расторжении договора необходимо уведомить арендодателя за два месяца до планируемой даты окончания пользования услугами. Именно так коммерсант и поступает. Его заявление о расторжении договора вносят в базу. После того как у коммерческого директора принимают помещение, проходит три месяца, положенных для возврата депозита, но деньги на счет не поступают. Почему? А потому что арендодатель использовал в договоре сразу несколько уловок, чтобы не возвращать депозит. Во-первых, в одном из пунктов предусмотрено автоматическое продление этого договора:

«4.5. До тех пор пока уведомление об отказе от автоматического продления Договора аренды не будет получено Арендодателем в порядке, указанном в п. 4.11, Договор аренды автоматически продлевается каждый раз на период продления, равный сроку настоящего Договора, но не менее чем на 3 месяца. Причем последним днем такого продления всегда будет последний день месяца, в котором такой период продления истекает».
«4.11. Если Арендатор не намерен продлевать Договор аренды, письменное уведомление об отказе должно быть предоставлено Арендодателю не позднее чем за 4 месяца до истечения срока действия Договора».2

2 Образец неудачных и опасных формулировок в договорах.

• Договор на обслуживание техники: 5 типичных ошибок при составлении

Из этой формулировки следует, что для того, чтобы вам вернули депозит, необходимо было не просто уведомить арендодателя за четыре месяца об освобождении помещения в связи с окончанием срока аренды и срока действия договора. Сначала вам нужно было уведомить его об отказе от навязанного автоматического продления договора, а уже потом — о планах по освобождению помещения. И вот тогда у вас, возможно, был бы шанс вернуть депозит.

А возможно, и нет. Поскольку через три страницы, в другом разделе договора, есть еще и такой пункт:

«С момента возврата помещения Арендатором Арендодателю и на срок 3 месяца Арендатору оказывается услуга «Виртуальный офис», стоимость которой составляет 747 Евро без учета НДС в месяц…»2 И от этой услуги, как вы уже, наверное, догадались, тоже нужно отказаться, и тоже за четыре месяца, «но не ранее даты, следующей за датой уведомления Арендодателя об отказе от автоматического продления Договора аренды. В противном случае уведомление считается непредоставленным».2

2 Образец неудачных и опасных формулировок в договорах. 2 Образец неудачных и опасных формулировок в договорах.

Шаг пятый. Исключите проблему «я не получал»

При расторжении договора аренды торговой точки почти в половине случаев нам приходится оспаривать незаконно начисленные штрафные санкции в связи с поздним получением арендной платы арендодателем. И не всегда в этом виноват ваш контрагент. Ведь, несмотря на прогрессивность банковского сектора, ситуации, когда зачисление платежей происходит с задержкой, не редкость. То есть платеж, прошедший у вас по выписке 15-го числа, у арендодателя может появиться в выписке за 16-е, несмотря на то что вы находитесь в одном регионе, платеж произведен в рублях и других причин для задержки зачисления нет.

Итак, автоматическая учетная система арендодателя начислила пени и штрафы. Иногда их размер весьма внушителен. Чтобы вы или ваш юрист могли отбить эти претензии, в договоре должна быть подобная формулировка:

«Датой исполнения обязательств Арендатора по оплате Услуг считается день списания денежных средств с корреспондентского счета банка Арендатора в соответствии с реквизитами Арендодателя, указанными в п. ___ настоящего Договора».